Organisasi File

1. ORGANISASI & AKSES FILE 
Ada beberapa tipe organisasi file data yang digunakan, yaitu susunan berurutan 
(sequential),berurutan diindeks(indexed sequential), acak (random), dan acak diindeks(indexed random). 
Tujuan organisasi data di dalam pemrograman terstruktur adalah : 
1. Untuk menyediakan sarana pencarian record bagi pengolahan, seleksi, atau penyaringan. 
2. Memudahkan penciptaan atau pemeliharaan file. 

Organisasi file data harus mempertimbangkan beberapa hal penting, yaitu sebagai berikut : 
1.Kemudahan dalam penyimpanan & pengambilan data. 
2.Kecepatan akses data/efisiensi akses. 
3.Efisiensi penggunaan media penyimpanan (storage device). 
Media penyimpanan terdiri dari 2 jenis: 
1.Primary Storage 
2.Secondary Storage 
- akses dengan SASD dan DASD 

Terdapat dua jenis alat penyimpanan data file yang digunakan, yaitu: 
1.Piranti Akses Serial ( Sequential Access Storage Device atau SASD). 
Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape dan pita magnetic. 
Ciri-ciri dari piranti ini adalah sebagai berikut : 
1.Proses pembacaan rekaman harus berurutan. 
2.Tidak ada pengalamatan. 
3.Data disimpan dalam blok-blok secara sequential(berurutan). 
4.Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja. 
5.Kecepatan akses datanya, sangat tergantung : 
a.Kerapatan pita 
b.Kecepatan pita 
c.Lebar celah/gap antar blok(Inter Record Gap) 

Kelemahan : 

• Akses langsung terhadap data lambat 
• Memerlukan penafsiran terhadap mesin 
• Masalah lingkungan 

Keuntungan : 

• Panjang record tidak terbatas 
• Densitas data tinggi 
• Harga relatif murah 
• Kecepatan transfer data tinggi 

2.Piranti Akses Direct ( Direct Access Storage Device atau DASD). 
Contoh piranti akses tipe direct adalah cakram magnetic(magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk. 
Piranti ini mempunyai ciri : 
a.Pembacaan rekaman tidak harus urut. 
b.Mempunyai alamat 
c.Data dapat disimpan dalam karakter atau blok. 
d.Proses write dapat dilakukan beberapa kali. 

3. Metode susunan organisasi data file dalam media penyimpanan fisik yang lazim digunakan, sebagai berikut : 

a. Sequential

Organisasi berkas sequential adalah merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah berkas. Dalam organisasi berkas  sequential, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan.

Keuntungannya : 

Merupakan organisasi file yang sederhana. Jarak setiap aplikasi yang tersimpan sangat jelas. Metode penyimpanan didalam memory sangat sederhana, sehingga efisien untuk menyimpan record yang besar. Sangat murah untuk digunakan, sebab medianya cukup menggunakan magnetic tape.

Kerugiannya : 

Seandainya diperlukan perubahan data, maka seluruh record yang tersimpan didalam master file, harus semuanya diproses. Data yang tersimpan harus sudah urut (sorted). Posisi data yang tersimpan sangat susah untuk up-to-date, sebab master file hanya bisa berubah saat proses selesai dilakukan. Tidak bisa dilkukan pembacaan secara langsung.

b. Random

Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File (Bisa dibaca secara langsung). Dalam hal ini, tempat penyimpanan data sudah diatur sedemikian rupa, sehingga setiap data akan tersimpan didalam tempat-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan nomor data yang dimiliki-nya.

Keuntungannya : 

Sangat sesuai untuk kebutuhan File Transaksi, sebab transaksi harus diproses saat kejadian berlangsung. Data yang tersimpan tidak harus urut (sorted). Untuk pemrosesan lebih efisien, sebab ada beberapa file yang memerlukan perubahan saat proses berlangsung. Lebih cepat dalam hal pemanggilan data. Beberapa data yang tersimpan didalam file, bisa diperbaiki dalam waktu bersamaan.

Kerugiannya :

Memerlukan adanya back-ap data. Sebab transaksi yang diperbaiki setiap saat bisa menghilangkan jejak data asal. Data yang tersimpan mempunyai potensi lebih cepat rusak. Kapasitas media penyimpanan memory menjadi besar. Memerlukan hardware dan software yang lebih kompleks apabila dibanding Sequential file.

c. Index Sequential

 Index Sequential File merupakan perpaduan terbaik dari teknik Sequential dan random file. Teknik penyimpanan yang dilakukan, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer (penunjuk) yang bisa menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau recordkey ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil.

Keuntungannya :

Sangat cocok untuk digunakan menyimpan batch data ataupun individual data. Dibanding Sequential file, pemanggilan data menjadi lebih cepat.

Kerugiannya :

Access (pemanggilan) data tidak bisa disamakan dengan random (direct access file). Memerlukan adanya ruangan extra didalam memory untuk menyimpan index data. Memerlukan adanya hardware dan software yang lebih kompleks.

CONTOH KASUS

MANAJEMEN FILE DIGITAL MAHASISWA

( Studi Kasus Mahasiswa

Manajemen Informasi dan Perpustakaan UGM

dengan pendekatan

Personal Information Management )

INTISARI

Penelitian ini merupakan studi kasus menggunakan pendekatan Personal Information Management untuk mendeskripsikan pelaksanaan pengelolaan file digital perkuliahan oleh mahasiswa serta mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi. Informan berjumlah 10 orang mahasiswa S-2 MIP. Pengumpulan data dilakukan dengan kuesioner dan wawancara.

Dalam hal pengorganisasian file, pengelompokan (group) file dalam folder berdasarkan tugas yang sedang diselesaikan oleh informan berakibat baik dan buruk. Informan yang umumnya lebih menyukai cara navigasi daripada pencarian (search) saat temu-kembali file, dapat menebak di mana file berada karena folder merepresentasikan tugas yang sedang dikerjakan. Cara navigasi ini juga disebabkan struktur folder yang dangkal (2 level). Namun, pengelompokan file menyebabkan terjadinya duplikasi file karena file yang sama digandakan di folder berbeda untuk penyelesaian tugas berbeda.

Informan melakukan pencadangan (backup) sebagian atau seluruh file mereka. Namun informan tidak mengarsip file yang tidak secara aktif digunakan. Keluhan paling umum adalah terlalu banyak file yang harus dikelola yang penulis asumsikan berhubungan dengan file ganda dan tidak dilaksanakannya pengarsipan.

Kata kunci: digital file, file management, Personal Information Management, PIM, MIP